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海外出張に一人で行く時のポイントと英語力

投稿日:2017年3月14日 更新日:


海外出張に一人で行くことになると緊張するものです。特にその国に行くのが初めてであればなおさらです。慣れない海外出張は、実際のところトラブルがよく起こります。賢く、スマートに一人で海外出張するポイントを紹介します。

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海外出張で一人で行く 不安かも

海外出張に一人で行くことになると、同行者に頼ることはできないので、基本的に自分で全てこなさなければなりません。何を準備して、何に注意して行動すれば良いのかがよくわからないと、漠然として不安を覚えるかもしれません。

まずやるべきことをリストアップして、紙に書き出しましょう。これをチェック表とすることで、ミスを減らすとともに、不安な要素を着実に減らすことができます。

出張に行くことが、出発のどれぐらい前に決まるかもケースバイケースです。私の知り合いで、朝、いつも通りに出勤したら、午後から韓国出張に行くように命じられた人がいました。これは極端な例で、職場のすぐ近くの寮に住んでいたことと、1泊の短い韓国出張だったから可能であった話です。米国出張などであれば、さすがにもう少し前に決まるでしょう。

出張先での業務が重要であることは言うまでもありませんが、それ以外の点でも重要なポイントがあります。それらも準備を間違えれば大きなトラブルになりかねません。

海外出張に一人で行く時のポイント

それでは出張が決まったらまずやるべきことをリストアップしてみます。

パスポート
パスポートがないと海外出張に行けないので、これは基本中の基本です。申請するための必要書類を揃えるのにも一般に時間がかかります。申請する場所にもよりますが、申請から受け取りまで1週間ぐらいかかる場合があります。非常に限られた場所で、申請日に受け取れる場合もあります。

知り合いで実際にあった話ですが、自分のパスポートの有効期限をよくみていなくて、成田空港で有効期限切れであることがわかり、出張取り止めになりました。すでにパスポートを持っている場合でも、有効期限には要注意です。

飛行機とホテルの予約
出張場所と季節にもよるのですが、大きなイベントに参加するような場合は、案外早く飛行機とホテルの予約が一杯になってしまうことがあります。飛行機は直行便が一番楽で、トラブルが少ないです。トランジット(乗り継ぎ)には案外トラブルが多いからです。信頼できる航空会社の一番便利なフライトを早めに予約しましょう。

ホテルも目的地へのアクセスが良いエリアの、安全で便利ホテルを早めに予約しましょう。

クレジットカード
最近はほとんどの人がクレジットカードを持っていますが、もし持っていないならば早めに用意しましょう。VISAとMasterは、ほとんどのお店で利用できます。アメリカではAmexとJCBも使える場合が多いですが、念のためVISAあるいはMasterを持っておいた方が良いでしょう。年に2回以上海外へ行くのであれば、海外旅行保険付のゴールドカードなどがお得でしょう。

海外出張時のクレジットカードなどについては、こちらの記事「海外出張のための保険・カード・空港の基礎知識」をご覧ください。

基本的にはパスポート、航空券、ホテルの予約、クレジットカード、それから現金があれば、最悪でも現地に行って仕事をすることができるでしょう。これらのどれか一つが欠けただけで大変なことになる可能性もありますが、逆に言えばこれらが揃っていれば最低限は確保できています。忘れ物の多い私も、出発前にいつもこれらをチェックして、気持ちを落ち着かせています。

次に確認すべきは、以下のようなポイントです。

出発から到着までの全行程の確認
国内の空港までの経路を含めて、目的地までの全経路・スケジュールを確認しましょう。国内の経路に時間的な余裕があるかどうかもチェックしましょう。

飛行機が到着してから、どのような方法でホテルに行くのかも確認しておくとかなり安心です。経験上、飛行機のトラブルなどで到着が1日遅れることも起こり得ます。本当に重要な仕事であれば、前日ではなく、2日前に到着した方が安心です。

ホテルから目的地までのアクセス方法も確認
最近はインターネット上に日本語で書かれた多くの情報が公開されているので、現地でのバスや地下鉄の乗り方などまでわかり安く解説されている場合があります。事前に調べておけば安心でしょう。

訪問先の人とのメールなどの確認
相手を訪問した時に、受付で予約していることを伝えなければなりません。英語力に自信がなければ、やりとりしているメールや相手の名前を印刷したものを用意しておくと便利でしょう。


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海外出張では何と言っても英語力が頼り

海外出張で一番不安を感じるのは、何と言っても言葉がよくわからないからです。語学力に自信があれば、かなり不安を解消することができるでしょう。

海外出張へ行くのであれば、語学から逃げることはできません。それならば少しでも前向きに取り組んで、語学をマスターしていきましょう。

実際、海外へ行って、現地でその国の言葉を使うことが、語学上達には最も効果的な方法です。少しでも経験を積めば、みるみる上達します。

実際に海外で外国語を使ってみるとわかるのですが、単純に外国語を話すということの他に、その場にふさわしい行動ができるかということも同じぐらい重要です。例えば、レストランに行った時に、入店してから、注文の仕方、チップの渡し方、お勘定の仕方などが、初めての場合はよくわからないものです。経験を積むと、そのようなリアルなシチュエーションに合わせて、使うべき外国語も学ぶことができ、役に立つ語学力になっていきます。海外出張に行く可能性がある人は、少しでも外国語の勉強をしましょう!

まとめ

賢く、スマートに一人で海外出張するためのポイントを以下にまとめます。

1.一人で行く海外出張は不安なもの。まずはやるべきことをリストアップして、早めに準備を始めましょう。

2.パスポート、飛行機・ホテルの手配など早めに済ませましょう。

3.海外では何と言っても語学が頼り、少しでも勉強しましょう。

海外出張に役立つノウハウについてはこちらの記事「海外出張に役立つノウハウ!知っていると便利なことまとめ」をご覧ください。

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